Hướng dẫn tạo Code User để quản lý in ấn trên máy photo Ricoh

Bạn muốn quản lý in ấn trên máy photocopy Ricoh tại công ty? Vậy Tin Học VIDO sẽ hướng dẫn bạn tạo code user để quản lý in ấn trên máy photocopy một cách dễ dàng. Hãy xem và làm theo các bước hướng dẫn nhé các bạn

1. Các bước tạo Code User để quản lý in ấn trên máy photo Ricoh

Bước 1: Chọn mục User Tools trên màn hình cảm ứng máy photo

Bước 2: Chọn mục Machine Features trên màn hình cảm ứng máy photo

Bước 3: Kế đến chúng ta bấm vào mục System Settings trên màn hình cảm ứng

Bước 4: Chọn mục Administrator Tools trên màn hình cảm ứng máy photo, kế đến bấm vào nút Next để sang trang 2 như hình bên dưới.

+ Bước 4.1: Chúng ta chọn mục User Authentication Managerment được khoanh đỏ ở trên. Tiếp tục chọn mục User Code Auth., trong mục này chúng ta chọn các mục như hình bên dưới gồm (Copier, Printer, Document Server, Fax, Scanner). Sau khi chọn xong thì chúng ta chọn OK để trở về giao diện ở Bước 4.

+ Bước 4.2: Khi đã về giao diện bước 4 thì chúng ta chọn mục Administrator Authentication Managerment được khoanh đỏ phía trên. Chúng ta chọn mục User Management, rồi chọn mục On. Cuối cùng chúng ta chọn mục OK để kết thúc bước này.

Bước 5: Chúng ta thực hiện các thao tác để về giao diện chính bằng việc chọn Exit hoặc bấm vào biểu tượng hình Ngôi Nhà trên màn hình cảm ứng. Khi đã về giao diện chính thì chúng ta chọn mục Address Book Management

Bước 6: Đầu tiên chúng ta chọn mục Delete, để chọn xóa các User code không cần thiết nhé. Sau khi xóa tất cả các user không sử dụng thì chúng ta chọn lại mục Program/Change rồi tiếp tục chọn mục New Program để tiến hành tạo User.

Bước 7: Kế đến trong mục Program/Change Address Book chúng ta chọn mục Names, Ở dòng Name thì bấm vào mục Change để có thể đặt tên nhé. Chúng ta được hình như bên dưới thì các bạn tự đặt tên cho mình nhé, ở đây chúng ta đặt là vido sau đó chọn OK để hoàn tất

Bước 8: Tiếp tục trong mục Program/Change Address Book chúng ta chọn mục Auth. Info, Ở dòng User Code thì bấm vào mục Change

Bước 9: Kế đến là nhập mật khẩu của User Code vừa tạo ( ở đây chúng tôi đặt ví dụ là 1234). Sau khi đặt xong mật khẩu thì chúng ta chọn mục # để hoàn tất đặt mật khẩu. Kế đến chúng ta chọn 2 lần vào nút Next được khoanh đỏ bên dưới để đến trang 3/3.

Bước 10: Lúc này chúng ta có thể chọn các quyền mà User Code này có thể thao tác, có thể chọn các mục như hình dưới hoặc chọn tất cả. Sau đó chúng ta chọn OK để hoàn tất bước này. Sau đó các bạn trở về giao diện chính bằng nút Home hoặc hình Ngôi Nhà là hoàn tất nhé

Bước 11: Bước kế này chúng ta lên máy tính đã được kết nối và cài Driver máy photocopy nhé. Chúng ta vào Control Panel rồi chọn mục Devices and Printers.

Sau đó chọn phải chuột vào máy photocopy ( ở đây là máy Ricoh 3054) rồi click vào dòng Printer Properties (vùng được khoanh đỏ bên dưới)

Bước 12: Kế đến chọn mục Preferences để hiện bảng bên dưới. Chọn mục Detailed Setting rồi chọn dòng Job Setup. Kế đến chúng ta có 2 lựa chọn, bạn có chọn 1 trong 2 nhé.

+ Lựa chọn 1: Ở mục Job Type chọn Normal Print ( người dùng in ra không hỏi mật khẩu). Mục Classification Code điền vào Name Code ( lúc nãy chúng ta đặt là vido – Bước 7), còn mục User Code thì chúng ta điền vào là 1234 ( do khúc trên chúng ta đặt là 1234 – Bước 9). Cuối cùng chọn OK là hoàn tất.

+ Lựa chọn 2: Ở mục Job Type chọn Locked Print ( người dùng in ra bắt buộc hỏi mật khẩu, nhập vào mới in được ). Mục Classification Code điền vào Name Code ( lúc nãy chúng ta đặt là vido – Bước 7), còn mục User Code thì chúng ta điền vào là 1234 ( do khúc trên chúng ta đặt là 1234 – Bước 9). Cuối cùng chọn OK là hoàn tất.

Như vậy là chúng ta hoàn tất việc tạo User Code để quản lý in ấn trên máy photocopy cho người dùng. Mỗi lần người dùng muốn sử dụng máy thì cần phải điền đúng mật khẩu của user vừa tạo thì mới có thể sử dụng.

Để kiểm tra xem người dùng đó đã in ấn bao nhiêu tờ thì chúng ta chỉ cần thực hiện các bước cơ bản sau.

Bước 1: Ở màn hình chính chọn vào mục User Tools, kế đến chọn mục Machine Features, chọn mục System Settings. Chọn mục Administrator Tools, kế đến chọn dòng Display/ Clear/ Printer Counter per User như hình bên dưới

Bước 2: Chúng ta chọn Print Couter List rồi chọn các mục cần check như: Copier, Scanner, Printer,… sau đó bấm Printer để tiến hành in ra kết quả. ( Chú ý ở đây chỉ có 1 user 1234, khi có nhiều user thì bạn có thể chọn user nào muốn check nhé).